Berufsbetreuung im Verwaltungsdschungel

Wenn der Betreuer mehr verwaltet als betreut

Der Berufsverband der Berufsbetreuer (BdB) protestiert. Er fordert bessere Vergütung, eine Lösung für ausbleibende Vergütungszahlungen und verlässliche Rahmenbedingungen für einen Beruf, der in einer alternden Gesellschaft zunehmend wichtiger wird. Das ist notwendig – aber es reicht noch nicht.

Denn hinter der Vergütungsfrage verbirgt sich ein viel tiefer liegendes Problem: Die Berufsbetreuung ist in eine Verwaltungslandschaft geraten, die ihren eigenen Anforderungen kaum noch gerecht wird.

Der Berufsbetreuer soll Menschen rechtlich vertreten, ihre Angelegenheiten ordnen, ihre Selbstbestimmung sichern, Konflikte lösen, Behördenkontakte übernehmen, Vermögen verwalten, mit Pflegeeinrichtungen, Ärzten, Banken, Sozialleistungsträgern und Gerichten kommunizieren und im Einzelfall existenzielle Entscheidungen vorbereiten. Gleichzeitig wird ein immer größerer Teil seiner Arbeitskraft von der Verwaltung der Betreuung selbst absorbiert. Das ist ein bemerkenswerter Widerspruch.

Der Betreuer zwischen Mensch und Aktenordner

Eigentlich müsste der Mittelpunkt der Betreuung der betreute Mensch sein. In der Praxis steht jedoch immer häufiger die Frage im Raum:

Welche Meldung muss wann an welches Gericht? Welcher Nachweis fehlt? Welche Abrechnung ist zulässig? Welche Frist läuft? Welches Formular muss verwendet werden? Welche technische Plattform akzeptiert welchen Dateityp? Welche Behörde verlangt noch Papier, während die nächste bereits ausschließlich elektronisch kommuniziert? Welche Bank bietet elektronischen Komfort, welche nicht.

Damit entsteht eine paradoxe Situation. Der Staat digitalisiert seine Verwaltung – aber nicht unbedingt gemeinsam. Es gibt elektronische Verfahren neben Papierverfahren, unterschiedliche Portale, unterschiedliche Anforderungen, unterschiedliche Kommunikationswege und teilweise Systeme, die untereinander nicht oder nur unzureichend kommunizieren. Der Berufsbetreuer muss diese Brüche ausgleichen. Die fehlende einheitliche Integration der Verwaltung wird zur Arbeitszeit des Betreuers.

Das ist keine Kleinigkeit. Ein großer Verwaltungsapparat kann eine neue Software einführen, eine IT-Abteilung beschäftigen, Sachbearbeiter schulen und technische Probleme intern weiterreichen. Der selbständige Berufsbetreuer kann das nicht. Wenn ein elektronisches Verfahren nicht funktioniert, landet das Problem unmittelbar auf seinem Schreibtisch. Wenn ein Dokument nicht akzeptiert wird, muss er sich darum kümmern. Wenn ein Gericht einen Nachweis anders verlangt als eine andere Stelle, muss er das Verfahren entsprechend anpassen. Wenn eine Frist abläuft, kann er sich nicht darauf berufen, dass die öffentliche Verwaltung selbst technisch oder organisatorisch nicht optimal aufgestellt ist.

Ein Selbständiger ist keine Behörde

Hier liegt ein weiterer grundlegender Denkfehler. Berufsbetreuer sind Selbstständige. Sie müssen Bürokosten, Software, Telefon, Fahrzeuge, Versicherungen, Räume, Personal, Steuerberatung und ihre eigene soziale Absicherung finanzieren. Ihre Kosten laufen weiter, auch wenn eine Vergütung verspätet ausgezahlt wird. Eine Behörde kann eine Rechnung im nächsten Haushaltsjahr begleichen. Ein Selbständiger kann seine Miete, seine Krankenversicherung, seine Mitarbeiter oder seine Softwarelizenz nicht einfach auf „später“ verschieben.

Eine ausbleibende Vergütung ist deshalb nicht bloß ein buchhalterisches Ärgernis. Sie kann zu einem realen Liquiditätsproblem werden. Und aus einem Liquiditätsproblem kann bei einem kleinen selbständigen Büro schnell ein dauerhafter wirtschaftlicher Schaden oder unwiederbringlicher Verlust entstehen. Das ist umso problematischer, wenn gleichzeitig vom Berufsbetreuer erwartet wird, sämtliche Verwaltungsanforderungen vollständig, fristgerecht und fehlerfrei zu erfüllen. Mehrere Forderungen zeitgleich nebeneinander blockieren sich, das interessiert aber in der Regel aber die wenigsten Verwaltungen. Ganz im Gegenteil: Sie beginnen mit Wonne ihr Bestrafungssystem zu entrollen ...

Die Frist als wirtschaftliches Risiko

Besonders kritisch wird die Situation dort, wo Verwaltungsfristen mit erheblichen Konsequenzen verbunden sind. Der Berufsbetreuer hat dann nicht nur die Verantwortung für den betreuten Menschen, sondern gleichzeitig einen erheblichen eigenen Haftungs- und Sanktionsdruck. Die Logik lautet sinngemäß:

Der Staat bestimmt das Verfahren, der Staat bestimmt die Fristen, der Staat bestimmt die Nachweise – aber die Folgen einer überforderten oder technisch fragmentierten Verwaltung trägt zu einem erheblichen Teil der selbstständige Betreuer.

Das ist auf Dauer kein gesundes System. Fristen sind sinnvoll, wenn sie dem Schutz des Betreuten dienen. Sie werden problematisch, wenn sie hauptsächlich der Optimierung interner Verwaltungsabläufe dienen und dabei die wirtschaftliche und persönliche Belastungsgrenze desjenigen ignorieren, der diese Verwaltung leisten muss.

Die stille Verlagerung staatlicher Arbeit

Noch grundsätzlicher stellt sich die Frage: Wie viel Verwaltungsarbeit darf eigentlich auf einen freien Beruf verlagert werden, ohne dass dessen eigentliche Tätigkeit darunter leidet? Die rechtliche Betreuung ist keine staatliche Sachbearbeitung. Ihr eigentlicher Sinn besteht darin, Menschen bei der Wahrnehmung ihrer rechtlichen Angelegenheiten zu unterstützen und ihre Rechte zu sichern.

Natürlich gehört Dokumentation dazu. Natürlich muss ein Betreuer Rechenschaft ablegen. Natürlich müssen Vermögensbewegungen nachvollziehbar sein und gerichtliche Kontrollen funktionieren. Aber Kontrolle darf nicht mit Bürokratie um ihrer selbst willen verwechselt werden.

Wenn der Betreuer einen erheblichen Teil seiner Arbeitszeit damit verbringen muss, die Verwaltung der Betreuung zu verwalten, entsteht ein struktureller Fehler. Dann wird aus dem Berufsbetreuer zunehmend ein Verwaltungsmanager für staatliche Kontrollverfahren. Und jede Stunde, die in diese Bürokratie fließt, ist eine Stunde, die nicht für den betreuten Menschen zur Verfügung steht.

Die paradoxe Folge

Damit entsteht eine absurde Situation: Der Staat verlangt mehr Dokumentation, mehr Nachweise, mehr digitale Meldungen und mehr administrative Genauigkeit. Gleichzeitig beklagt die Politik, dass es zu wenige Berufsbetreuer gibt und der Beruf attraktiver werden muss. Beides hängt unmittelbar zusammen.

Wer einen Beruf wirtschaftlich unattraktiv, administrativ kompliziert und haftungsintensiv macht, darf sich nicht wundern, wenn qualifizierte Menschen ihn verlassen oder gar nicht erst ergreifen. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: „Wie hoch muss die Vergütung sein?“ Sie lautet auch: „Wie viel unbezahlte oder unzureichend vergütete Verwaltungsarbeit kann ein Berufsbetreuer überhaupt leisten?“ Die meisten Verwaltungen werden das damit beantworten, dass das ihnen egal sei.

Freizeit ist keine Luxusgröße

Ein Punkt wird in der politischen Diskussion besonders selten ausgesprochen: die Lebenszeit des Betreuers. Ein selbständiger Berufsbetreuer hat – anders als ein Angestellter – keine klar abgegrenzte Arbeitszeit. Wenn Fristen, Gerichtsschreiben, Abrechnungen und Nachforderungen ständig eingehen, kann Arbeit in den Abend, in Wochenenden und in Urlaubszeiten hineinreichen.

Damit entsteht eine schleichende Entgrenzung. Der Betreuer arbeitet nicht unbedingt deshalb länger, weil er mehr betreuen möchte. Er arbeitet länger, weil die Verwaltung keinen Feierabend kennt. Das ist langfristig gefährlich. Erholung ist keine private Nebensache eines Selbständigen. Sie ist eine Voraussetzung dafür, dauerhaft verantwortungsvoll arbeiten zu können.

Wer einen Beruf mit hoher persönlicher Verantwortung dauerhaft mit Verwaltungsdruck überzieht, gefährdet deshalb nicht nur die Lebensqualität der Berufsbetreuer. Er gefährdet auch die Qualität der Betreuung.

Was eigentlich reformiert werden müsste

Eine ernsthafte Reform müsste daher deutlich weiter gehen als eine endlich realistische Anpassung der Vergütung.

1. Ein einheitliches digitales Verfahren
Bundesweit sollte ein möglichst einheitliches digitales Betreuungssystem geschaffen werden. Einmal eingegebene Stammdaten sollten – unter strengen Datenschutz- und Zugriffsregeln – nicht immer wieder neu eingegeben werden müssen. Gerichte, Betreuungsbehörden und berechtigte Betreuer sollten mit kompatiblen Systemen arbeiten können.

2. „Once only“ statt „immer wieder“
Daten, die dem Staat bereits vorliegen, sollten nicht immer wieder vom Betreuer neu angefordert oder übertragen werden müssen. Das Prinzip müsste lauten: Einmal rechtssicher erfassen – mehrfach verwenden.

3. Einheitliche Formulare und Fristen
Bundesweit unterschiedliche Anforderungen erzeugen unnötige Arbeit. Es braucht klare Standards für:

• Jahresberichte,
• Vermögensübersichten,
• Rechnungslegung,
• Vergütungsanträge,
• Genehmigungsanträge,
• Nachweise und
• elektronische Kommunikation.

4. Vergütung darf nicht zum Liquiditätsrisiko werden

Eine erbrachte und grundsätzlich feststehende Vergütung darf nicht monatelang zum zinslosen Kredit des Staates werden. Hier wäre ein verbindlicher Auszahlungskorridor sinnvoll und erforderlich. Wer eine Leistung erbracht hat, muss innerhalb eines klar definierten Zeitraums bezahlt werden.  Bei unverschuldeter Verzögerung sollte eine automatische Verzinsung oder Abschlagszahlung vorgesehen werden.

5. Verwaltungsaufwand muss gemessen werden
Eine vernünftige Reform müsste zunächst überhaupt feststellen, wie viel Arbeitszeit ein Berufsbetreuer heute tatsächlich für Betreuung und wie viel für Verwaltung aufwendet. Das Ergebnis dürfte politisch höchst interessant sein. Denn möglicherweise zeigt sich dann, dass ein erheblicher Teil der Arbeitszeit nicht der eigentlichen Betreuung dient, sondern der Dokumentation, Kontrolle und Koordination des staatlichen Systems.

6. Fristen müssen verhältnismäßig sein

Fristen sollten dem Schutz der Betreuten dienen – nicht zu einem permanenten administrativen Damoklesschwert für Selbständige werden.
Insbesondere müssen technische Störungen, nachweisbare Verzögerungen anderer Behörden und fehlende Unterlagen angemessen berücksichtigt werden.

7. Eine zentrale digitale Infrastruktur
Der Berufsstand braucht keine fünf verschiedenen digitalen Welten. Er braucht eine funktionierende. Ein zentrales, sicheres Betreuungssystem könnte beispielsweise Kommunikation, Fristen, Dokumente, Vergütung und Berichte strukturiert zusammenführen. Das wäre nicht nur für Betreuer einfacher. Auch die Gerichte würden profitieren.

Die eigentliche politische Botschaft

Der Protest des BdB sollte deshalb nicht nur als Interessenvertretung eines Berufsstandes verstanden werden. Er verweist auf ein größeres Problem der deutschen Verwaltung.

• Deutschland verlangt Digitalisierung, produziert aber teilweise digitale Insellösungen.
• Deutschland verlangt Effizienz, erzeugt aber zusätzliche Dokumentationspflichten.
• Deutschland verlangt Fachkräfte, belastet aber deren Arbeitszeit mit immer mehr (unbezahlter) Verwaltungsarbeit. Deutschland verlangt Qualität, riskiert aber durch schlechte Rahmenbedingungen den Verlust qualifizierter Berufsträger.
• Und Deutschland verlangt Selbständigkeit, behandelt Selbständige zugleich teilweise wie verlängerte Arme der Verwaltung. Das passt nicht zusammen.

Der Betreuer braucht Zeit für den Menschen

Am Ende geht es nicht um die Frage, ob Berufsbetreuer weniger kontrolliert werden sollen. Sie müssen kontrolliert werden. Es geht vielmehr um die Frage, wie Kontrolle organisiert wird. Ein gutes System kontrolliert effizient, digital, nachvollziehbar und mit möglichst wenig zusätzlichem Arbeitsaufwand.

Ein schlechtes System kontrolliert durch Formulare, Nachforderungen, Medienbrüche, unterschiedliche Zuständigkeiten und immer neue Fristen. Das zweite System produziert vor allem eines: Verwaltungsarbeit. Und genau diese Verwaltungsarbeit frisst jene Ressource, die in der Betreuung am wertvollsten ist: Zeit. Zeit für Gespräche. Zeit für schwierige Entscheidungen. Zeit für Behördenwege. Zeit für Konfliktlösungen. Zeit für Menschen, die häufig gerade deshalb einen Betreuer benötigen, weil sie ihre Angelegenheiten nicht allein bewältigen können.

Die politische Aufgabe sollte deshalb nicht darin bestehen, Berufsbetreuer immer stärker in ein engmaschiges Verwaltungsnetz einzubinden. Sie sollte darin bestehen, dieses Netz so intelligent zu machen, dass es den Betreuer trägt, statt ihn zu erdrücken. Denn ein Berufsbetreuer, der seine Abende und Wochenenden damit verbringt, die Verwaltung der Betreuung zu bewältigen, kann irgendwann zwar nachweisen, dass jeder Vorgang ordnungsgemäß dokumentiert wurde. Nur stellt sich dann die viel wichtigere Frage: Wer hatte eigentlich noch Zeit für den Menschen, um den es bei der Betreuung ursprünglich ging?